0. Einleitung
Um die Umwelt zu schützen, müssen Ressourcen gespart werden. Aus diesem Grund haben sich viele Unternehmen bereits umgestellt und erstellen die Lohnabrechnung nur noch digital. Falls eine Abrechnung doch einmal in Papierform benötigt wird, können sich die Mitarbeiter diese einfach ausdrucken lassen. In den meisten Fällen reicht die digitale Variante aber aus. Damit der Datenschutz beim Erstellen und Versenden der Lohnabrechnung gewährleistet ist, wird ein Lohn- und Abrechnungsprogramm benötigt. Einige Programme lassen sich leicht bedienen und sind übersichtlich gestaltet. Der Personalabteilung wird dadurch viel Arbeit abgenommen. Die Programme bieten einen mobilen und flexiblen Zugriff. Auch ein Zugang für den Steuerberater ist möglich.
1. Digitale Gehaltsabrechnung Ratgeber
Unser digitale Gehaltsabrechnung Ratgeber soll dir viele wichtige Informationen rund um die Abrechnungsprogramme bieten. Dadurch soll ein Fehlkauf vermieden werden. Es kann genau das Programm gefunden werden, welches am besten zu den eigenen Bedürfnissen passt.
1.1 Was ist eine digitale Gehaltsabrechnung?
Eine digitale Gehaltsabrechnung ist nichts anderes wie eine klassische Lohnabrechnung, die anstatt in Papierform nur digital erstellt wird. Jeder Arbeitgeber ist durch den §108 der Gewerbeordnung dazu verpflichtet, jedem Mitarbeiter eine Endabrechnung zur Verfügung zu stellen. Sie muss unter anderem den Zeitraum, die Höhe und Art der Vergütung und alle Abzüge enthalten. Hinweise auf Fahrtkosten, Verpflegungskosten oder Übernachtungskosten müssen gesetzlich nicht in einer Gehaltsabrechnung aufgelistet werden. Bei der Form der digitalen Abrechnung ist es wichtig, dass der Arbeitnehmer alle wichtigen Daten sowie seinen Nettolohn transparent nachvollziehen kann. Bei der visuellen Gestaltung der Abrechnung gibt es aber keine genauen Vorgaben.
1.2 Was sind 3 schnelle Tipps um einen digitale Gehaltsabrechnung zu verwenden?
1. Eine digitale Abrechnung bietet den Vorteil, dass sie allen Arbeitgebern kostenlos über ein Portal zur Verfügung gestellt werden kann. Der Mitarbeiter kann selbst entscheiden, wann er die Abrechnung öffnet. Die Abrechnung kann auf digitalem Weg auch direkt an den Steuerberater weitergeleitet werden. Das spart Zeit und Kosten.
2. Bei der Wahl des Lohn- und Gehaltprogramms solltest du dich immer nach der Größe deines Unternehmens richtigen. Einige Programme wie beispielsweise von Datev sind speziell für kleine und mittelgroße Unternehmen geeignet. Durch die Software können Bewegungs- und Stammdaten von unendlich vielen Mitarbeitern erfasst werden.
3. Digitale Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind umweltfreundlich und kostengünstig. Ein großer Vorteil für Mitarbeiter ist, dass Abrechnungen in Zukunft nicht mehr verloren gehen. Über das Portal stehen sie über einen langen Zeitraum zur Verfügung, da sie archiviert werden. Es müssen keine lästigen Ordner geführt werden, die im privaten Bereich ihren Platz in Anspruch nehmen.
1.3 Was sind bekannte digitale Gehaltsabrechnung Anbieter?
Zu den bekanntesten Anbietern von digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnungen gehören Lexoffice, Sage Business, Datev, LohnFix und Personio. Durch die angebotenen Programme der Dienstleister steht bei der Lohnabrechnung eine praktische und leicht verständliche Abrechnungshilfe zur Verfügung. Nach dem Kauf der Software kann direkt mit der Eingabe der Firmenstammdaten begonnen werden. Einige Hersteller bieten den Vorteil, dass sie ein Einführungsvideo oder Demo-Mandaten zur Verfügung stellen. Dadurch können sich Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung erst einmal mit dem System vertraut machen. Viele Programme sind so einfach aufgebaut, dass keine Vorkenntnisse über die Buchhaltung notwendig sind. Das bedeutet, dass jede Eingabe durch informative Hinweise erläutert wird und vieles selbsterklärend aufgebaut ist. Namhafte Anbieter von digitaler Lohn- und Gehaltsabrechnung bieten zusätzlich einen kostenlosen Support, sodass Probleme zeitnah geklärt werden können.
1.4 Was sollte man bei der digitalen Gehaltsabrechnung noch beachten?
Bei einer digitalen Gehaltsabrechnung müssen die Erstellung und der Versand sicher und vor dem Zugriff von Dritten geschützt sein. Die Abrechnung muss neben dem Namen und der Anschrift des Unternehmens und des Mitarbeiters auch den Zeitraum, Versicherungsnummer, Steuerklasse, Steuer-ID, Beginn und Ende der Beschäftigung, Brutto-Gehalt, sowie eine Auflistung aller Abzüge und das Netto-Gehalt beinhalten. Die Abrechnung muss monatlich erstellt werden und dem Mitarbeiter je nach Gehaltsauszahlungstermin am Ende oder in der Mitte des Monats zugänglich gemacht werden. Die Entgeltabrechnung ist ein wichtiges Dokument, dass die Höhe und Art des Gehaltes oder Lohns eines Mitarbeiters für einen gewissen Zeitraum dokumentiert. Das Abrechnungsprogramm sollte immer zur Branche und Größe des Unternehmens passen. Dadurch wird vermieden, dass das System irgendwann auf seine Grenzen stößt. Es ist zusätzlich sehr wichtig, dass der Anbieter des Programms einen umfassenden Support bietet. Bei Problemen oder Störungen muss jederzeit ein Servicemitarbeiter erreichbar sein.
2. Abschlussfazit und Empfehlung
Durch eine digitale Gehaltsabrechnung sehen Mitarbeiter auf einem Blick, wie viel Geld sie demnächst auf dem Konto haben. Früher gab es nur Abrechnungen in Papierform. Es wurde nur ein kurzer Blick darauf geworfen und dann in einen Ordner geheftet. Das nimmt nicht nur unnötig Platz in Anspruch, sondern der Druck kostet auch Geld. Eine digitale Variante dagegen bietet den Vorteil, dass Ressourcen geschont werden und der Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks seine Gehaltsabrechnung jederzeit öffnen kann. Er kann sie auch digital für seine Steuererklärung nutzen oder an den Steuerberater versenden. Mit einem professionellen Lohnabrechnungsprogramm müssen sich Mitarbeiter keine Sorgen machen. Alle Daten sind optimal geschützt.
3. Produktempfehlungen
3.1 Crashkurs Lohn und Gehalt: Grundlagen der Lohnabrechnung, Sozialversicherung und Lohnsteuer (Haufe Fachbuch) Taschenbuch – 26. März 2021
Das Taschenbuch Crashkurs Lohn und Gehalt wurde am 26. März 2021 veröffentlicht. Es umfasst 280 Seiten und wurde von der Bilanzbuchhalterin Carola Hausen geschrieben. Sie ist seit 2002 eine Fachautorin des Haufe-Verlags und arbeiten als freiberufliche Dozentin. Durch das Taschenbuch soll es Quereinsteigern und Neueinsteigern leicht gemacht werden, einen HR-Crashkurs zu bestehen. Das Buch bietet einen kompakten und schnellen Einstieg in das Thema. Dir werden viele wichtige Informationen und rechtliche Aspekte über die tägliche Personalarbeit zur Verfügung gestellt. Ein großes Thema umfasst die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Für ein besseres Verständnis wurden viele konkrete Praxisbeispiele angewendet. Somit kannst du Fehler vermeiden.